VeR/Bitkom: Leitfaden "Elektronische Archivierung und GoBD"
Mit seinem Schreiben vom 14.11.2014 zu den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" hat das Bundesministerium der Finanzen dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die Anforderungen an die Aufbewahrung nehmen hierbei einen breiten Raum ein. In ihren nun gemeinsam vorgestellten Merksätzen "Elektronische Archivierung und GoBD" haben die beiden Branchenverbände Bitkom und Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Archivierung unter GoBD-Aspekten in zehn Merksätzen zusammengestellt.
- Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Die zehn Merksätze sollen Unternehmen, Dienstleistern und Beratern dabei helfen, die elektronische Archivierung im Einklang mit den umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung in der täglichen Unternehmenspraxis umzusetzen. Verfasst wurden die Merksätze im Bitkom-Arbeitskreis ECM Compliance sowie im VeR-Arbeitskreis Qualität (Steuern & Recht).
Das sechsseitige Dokument mit ausführlichen Erläuterungen zu jedem einzelnen Merksatz steht ab sofort kostenlos zum Download unter folgenden Quellen zur Verfügung: http://www.verband-e-rechnung.org/de/e-rechnung/wissen/gobd/465-merksaetze-archivierung; https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Archivierung-und-GoBD.html
(PM VeR vom 23.10.2015)
